Nếu bạn đang tìm hiểu về văn hóa Nhật Bản, hay có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của đất nước “mặt trời mọc” này, chắc hẳn bạn đã nghe nói về cụm từ “Horenso”.
Horenso không chỉ là một phương pháp liên lạc nội bộ trong làm việc nhóm, mà còn là nét văn hóa cực kì đặc trưng của quốc gia này. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm chuyên nghiệp và hiệu quả.

Là một công ty hàng đầu Nhật Bản về các giải pháp teamwork, Cybozu cũng ứng dụng quy tắc Horenso vào công việc hằng ngày và bất kỳ thành viên nào vừa gia nhập Cybozu cũng sẽ được training để hiểu và làm việc hiệu quả với quy tắc Horenso.

Vậy “Horenso” nghĩa là gì?

Ho trong Hokoku (報告) nghĩa là “Báo cáo”.

Ren trong Renraku (連絡) nghĩa là “Liên lạc”.

So trong Soudan (相談) nghĩa là “Thảo luận, bàn bạc”.

Điều này nghĩa là trong bất kỳ công việc nào, cấp dưới cần báo cáo định kỳ cho cấp trên, cũng như thường xuyên bàn bạc và trao đổi với đồng nghiệp. Tóm lại Horenso nghĩa là nhân viên phải chủ động trong công việc. Khi thông thạo quy tắc Horenso thì dù bận đến thế nào, bạn cũng có thể hoàn thành công việc hiệu quả và đúng tiến độ. Đây cũng là bí kiếp nhằm hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi sự cố xảy ra.

Nào cùng tìm hiểu ý nghĩa của từng bước trong quy trình này nhé.

1. Hokoku (報告) – Báo cáo

Báo cáo rất quan trọng để cấp trên có thể hiểu công việc của bạn, cũng như tăng cường sự tín nhiệm của họ đến bạn.

Để báo cáo được hiệu quả, 3 quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện được điều đó:

• Quy tắc 1: Thời điểm báo cáo
  • Phán đoán tâm trạng người tiếp nhận báo cáo: Cấp trên cũng là con người do đó cũng có lúc thiếu kiên nhẫn, hay cũng có lúc tâm trạng không tốt, vì thế phán đoán tâm trạng người tiếp nhận sẽ giúp bạn báo cáo tốt hơn.
  • Truyền đạt ngay lập tức khi có thông tin xấu: Dù thế nào bạn cũng cần báo cáo ngay, không cố gắng giải quyết một mình, vì đôi khi sự chậm trễ trong báo cáo của bạn sẽ làm vấn đề nghiêm trọng hơn.
  • Sau khi sự việc xảy ra, phải thực hiện báo cáo một cách rõ ràng, không ngần ngại.
• Quy tắc 2: Trình tự báo cáo
  • Bạn nên kết luận trước, diễn giải sau vì đó là kết quả của vấn đề, đồng thời cấp trên cũng bận rộn nên nếu bạn trình bày quá dài dòng thì cấp trên sẽ không thể nắm hết được vấn đề.
  • Khi có nhiều sự việc/vấn đề thì bạn nên bắt đầu với những vấn đề có độ ưu tiên cao nhất.
• Quy tắc 3: Nội dung câu chuyện 　
  • Truyền đạt chính xác sự thật theo một cách khác quan
  • Sự thật hay chỉ là phỏng đoán theo ý kiến cá nhân của bạn phải được phân biệt rõ ràng khi báo cáo.
  • Cần báo cáo đúng sau khi tích cực xác nhận thông tin từ những người liên quan.

2. Renraku (連絡): Liên lạc

Dùng để thông báo, chia sẻ thông tin với người trên cấp, đồng cấp, dưới cấp hoặc các bộ phận liên quan mà không thêm ý kiến cá nhân vào.

Để liên lạc hiệu quả, bạn cần nắm 3 quy tắc dưới đây:

• Quy tắc 1: Có trách nhiệm
  • Luôn phải kiểm tra, xác nhận khi thực hiện các liên lạc quan trọng (Họ tên, ngày tháng, các con số, địa chỉ, v.v), đưa thêm link dẫn chứng nếu có, khi gửi file thì phải kiểm tra xem nội dung file đúng hay chưa.
  • Nếu nhờ truyền tin thì cần phải hỏi rõ tên người truyền tin và xác nhận xem người nhận đã nhận được tin nhắn hay chưa.
• Quy tắc 2: Lựa chọn từ ngữ
  Bạn không nên sử dụng những từ ngữ dễ gây hiểu lầm như:
  • Từ ngữ mơ hồ như hôm sau, để sau, …
  • Từ ngữ gây ra nhiều hy vọng
  • Từ ngữ có nhiều ý nghĩa
• Quy tắc 3: Sử dụng công cụ liên lạc phù hợp.
  Tùy vào từng đối tượng mà bạn cần cân nhắc sử dụng linh hoạt từng công cụ liên lạc để làm việc hiệu quả.

3. Soudan (相談): Bàn bạc

Bàn bạc chính là điểm then chốt để các bạn giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất. Không ai trong chúng ta có kiến thức hoàn hảo, vì thế hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra, cũng như hạn chế rủi ro và tăng cường tính đồng đội.

• Thông thường nội dung cần bàn bạc là bất cứ việc gì mà bản thân không đưa ra được hướng giải quyết như:
  • Việc khó khăn
  • Việc đang muốn giải quyết
  • Việc cảm thấy nghi vấn

Để bàn bạc hiệu quả thì bạn cần thực hiện bàn bạc ngay khi thấy có nghi vấn, không nên lo lắng một mình, và không che giấu vấn đề. Bên cạnh đó, lựa chọn thời điểm thích hợp sẽ giúp quá trình bàn bạc diễn ra suôn sẻ hơn.

Ngoài ra, bạn cần làm rõ vấn đề cần thảo luận bao gồm việc chuẩn bị trước nội dung cần bàn bạc theo thứ tự: what, why, how. Điều này sẽ giúp người nghe có thể nắm bắt được nội dung tốt hơn.

Để tránh mất thời gian trong quá trình bàn bạc, bạn cũng nên suy nghĩ và đưa ra phương án giải quyết, tránh trông cậy vào ý kiến của người khác quá nhiều.

Kết luận

Phương pháp Horenso rất hiệu quả trong việc ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất. Nếu bạn vì một lý do nào đó mà chưa từng áp dụng phương pháp này, thì hãy thử thực hiện ngay đi nhé. Bạn sẽ thấy thực sự hiệu quả đấy. Chúc bạn luôn thành công.